Gabungan surat memungkinkan Anda membuat kumpulan dokumen yang dapat dipersonalisasi untuk setiap penerima. Misalnya, surat formulir bisa dipersonalisasi untuk disesuaikan dengan setiap nama penerima. Sumber data, seperti daftar, lembar bentang, atau database, dikaitkan dengan dokumen. Penampung--yang disebut bidang gabungan--memberi tahu Word posisi dalam dokumen untuk menyertakan informasi dari sumber data.
Anda mengerjakan dokumen utama di Word, menyisipkan bidang gabungan untuk konten yang dipersonalisasi yang ingin Anda sertakan. Saat penggabungan email selesai, dokumen gabungan akan membuat versi setiap nama dalam sumber data yang dipersonalisasi.
Sumber data
Langkah pertama saat menyiapkan penggabungan email adalah memilih sumber data yang akan Anda gunakan untuk informasi yang dipersonalisasi. Lembar bentang Excel dan daftar kontak Outlook merupakan sumber data yang paling umum, tetapi database apa pun yang dapat disambungkan ke Word akan berfungsi. Jika Anda belum memiliki sumber data, Anda bahkan bisa mengetiknya di Word, sebagai bagian dari proses penggabungan email.
Untuk detail tentang sumber data, lihat Sumber data yang dapat Anda gunakan untuk penggabungan email.
Excel atau Outlook
Jika mengetahui bahwa Anda akan menggunakan Excel atau Outlook sebagai sumber data Anda, lihat:
Tipe dokumen
Word menyediakan alat untuk memasukkan data Anda ke dalam jenis dokumen berikut. Ikuti link untuk detail tentang setiap tipe:
-
Surat yang menyertakan salam yang dipersonalisasi. Setiap surat dicetak di selembar kertas yang terpisah.Membuat dan mencetak kumpulan surat yang dipersonalisasi
-
Email tempat alamat setiap penerima adalah satu-satunya alamat di baris kepada. Anda akan mengirimkan email langsung dari Word.
-
Amplop atau Label tempat nama dan alamat berasal dari sumber data Anda.
-
Direktori yang mencantumkan sekumpulan informasi untuk setiap item dalam sumber data Anda. Gunakan untuk mencetak daftar kontak, atau untuk mencantumkan grup informasi, seperti semua siswa di setiap kelas. Tipe dokumen ini juga disebut gabungan katalog.
Sumber data
Langkah pertama saat menyiapkan penggabungan email adalah memilih sumber data yang akan Anda gunakan untuk informasi yang dipersonalisasi. Lembar bentang Excel dan daftar kontak Outlook merupakan sumber data yang paling umum, tetapi jika Anda belum memiliki sumber data, Anda bisa mengetiknya di Word, sebagai bagian dari proses penggabungan email.
-
Lembar bentang Excel berfungsi dengan baik sebagai sumber data jika semua data berada dalam satu lembar dan data sudah diformat sehingga dapat dibaca di Word. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan sumber data Anda di Excel untuk gabungan surat di Word untuk Mac.
-
Daftar Kontak Outlook berisi data dalam format yang dapat dibaca di Word. Lihat Mengugnakan kontak Outlook sebagai sumber data untuk penggabungan email
-
File data Word adalah sumber data yang dapat Anda buat dalam sekejap di Word. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan daftar gabungan surat dengan Word.
Tipe dokumen
-
Surat yang menyertakan salam yang dipersonalisasi. Setiap surat dicetak di selembar kertas yang terpisah.Membuat dan mencetak kumpulan surat yang dipersonalisasi
-
Email tempat alamat setiap penerima adalah satu-satunya alamat di baris kepada. Anda akan mengirimkan email langsung dari Word.
-
Amplop atau Label tempat nama dan alamat berasal dari sumber data Anda.
Jika Anda membuka dokumen gabungan surat yang Anda buat dengan aplikasi desktop Word, Word Web App akan mempertahankan semua pengaturan gabungan surat di dalamnya, tetapi Anda tidak bisa melakukan gabungan surat atau mengedit pengaturan gabungan surat.
Jika Anda memiliki aplikasi desktop Word, buka dokumen di sana dan lakukan gabungan surat di sana.
